اعتمد الدكتور وليد الصمعاني وزير العدل، دليل إجراءات أعمال كتابات العدل الأولى والثانية، الذي يهدف إلى تبسيط إجراءات أعمالها وتوثيقها والارتقاء بأدائها.
ويتناول الدليل ضوابط العمل في الكتابات وما يخص الوكالات وأعمال التوثيق، وأفرد آلية المتطلبات في الصكوك المقدمة للإجراء أمام كتاب العدل، ومنها صك الوكالة والشروط المحددة له، وصك الولاية وشروط الاستناد إليه، وصك حصر الورثة سواء صدر من داخل المملكة أو خارجها، إلى جانب صك النظارة على الوقف وتخويل الناظر بالقيام بالإجراء وله حق التأجير لمدة لا تزيد على عشر سنوات، والمرافعة والمدافعة وفتح الحسابات المصرفية والسحب والإيداع دون اشتراط النص في الصك، وصك الوصية شاملاً اسم الموصي والموصى له، وصك الاستحكام محدداً لجميع معلومات العقار ومالكه، والصكوك الصادرة من كتابات العدل أو المحاكم التي تقوم بعمل كتابات العدل، ومنها صكوك المنح البلدية من وزارة الإسكان أو المنح البلدية الصادرة بأمر سام، والمنح الزراعية وصكوك بيع العقارات والإفراغ.
الدليل الجديد تناول المتطلبات الرئيسية في عقود الشركات والسجل التجاري وخطابات التفويض وإفراغ العقارات والتحقق منها وإثباتها وطريقة الدفع عند الإفراغ، كما تناول الدليل آلية إفراغ العقارات المرهونة والإفراغ للمواطن الخليجي، إضافة إلى إفراغ العقارات للمستثمر غير السعودي وفق ضوابط وموافقة الهيئة العامة للاستثمار، كما شمل الدليل آلية تملك العقار لغير السعودي من المقيمين نظاماً شرط موافقة وزارة الداخلية على التملك، وأن يكون العقار لأجل السكن الخاص به، فضلاً عن توثيق ملكيات الممثليات الأجنبية كالسفارات ونحوها.
واشترطت الضوابط في حال إفراغ العقار لغير السعودي إذا كان غير مستثمر أو أحد رعايا دول مجلس التعاون الخليجي استيفاء مقابل مالي 10%من نصيبه في العقار في حال البيع أو عند انتقال الملكية بطريق آخر غير البيع عدا حالات الإرث أو الهبة للوالدين والأولاد والوصية أو الوقف أو التبرع للجهات الخيرية السعودية كالأوقاف وغيرها، ويتم استيفاء الرسم عن طريق الإدارة المالية في وزارة العدل أو مؤسسة النقد العربي.
وحظرت الاشتراطات الجديدة توثيق أي عقد أو مبايعة أو إقرار يفضي إلى تملك غير السعودي عقاراً في حدود مدينتي مكة والمدينة عدا ما يؤول للأشخاص بالإرث، كما يحظر على غير السعودي التملك أو حق الانتفاع أو الارتفاق من بداية الحد الدولي للمملكة إلى مسافة 10 كيلومترات من داخل أراضي المملكة، كما يحظر على غير السعودي التملك، أو الانتفاع أو الارتفاق في حدود 500 متر من القواعد والمدن العسكرية.
وتناول الدليل إفراغ الشقق السكنية والأدوار والدكاكين وفق اشتراطات وزارة الإسكان وآلية إفراغ العقارات للجهات الحكومية ومعايير نزع ملكية العقار عبر القنوات الرسمية ونقل الصك باسم مصلحة أملاك الدولة، واشترطت عملية الإفراغ إذا كان ملك العقار غائباً صدور حكم قضائي يثبت غيبته، وإفراغ الأراضي المملوكة للدولة بالبيع أو بالمنح، منها زوائد التخطيط وزوائد المنح وزوائد التنظيم والمنح البلدية، ومنع التنظيم كتابات العدل من إصدار صكوك بالمنح على عموم شواطئ المملكة بعمق 400 متر، وكذلك المسايل ومجاري الأودية والسيول والمشاعر المقدسة وحرمها والأراضي الواقعة على شوارع تجارية، على أن يقتصر تعديل بيانات الممنوح ونقل المنحة في المنح السامية من رئيس الديوان الملكي. وشدد دليل كتاب العدل على إيقاف المنح التي توزعها البلدية اعتباراً من تاريخ 1434/6/2 عدا المنح الصريحة، ويكون تنفيذ المنح لمن لم يسبق لهم المنح إلا مرة واحدة وما زاد عن ذلك يحتاج إلى صدور أمر يستثنيه من أسبقية المنح.
وتناول دليل إجراءات كتابات العدل إفراغ العقارات للشركات، منها الشركات العقارية وإفراغ الهبات وإفراغ عقار القاصر، كما أفرغ باباً لآلية فك الرهن العقاري وفق شروط وضوابط عامة، فضلاً عن آلية رهن الجهات الحكومية مثل صندوق التنمية الزراعية، وصندوق التنمية العقارية، وصندوق التنمية الصناعية السعودي، وبنك التنمية الاجتماعي، وشركة أرامكو، وشركة الاتصالات السعودية.
وتناول توثيق عقود الإيجار وتحديث الصكوك وتحويلها إلكترونياً وإجراءات إخراج بدل المفقود والمتلف والصور الضوئية والنسخ الخطية للصكوك المفقودة والملغاة وبدل تالف وحجز وفرز العقارات ودمج الصكوك في حين شددت التعليمات على كتاب العدل عدم تعديل أي صك بالزيادة في مساحة الصك أو أطواله إلا ما كان خطأ قلمياً أو مطبعياً لا يتفق مع أصله المفرغ منه ليكون التعديل مطابقاً لأصله أو بموجب مستند إذا كان أصله منحة.
وأوضح الدليل أن من المتطلبات لإثبات الشخصية لدى كتابات العدل الأولى للمواطن وجود الهوية الوطنية، وللمواطنة الهوية الوطنية، أو سجل الأسرة، وفي حال تعذر ذلك يكتفى بنسخة مصدقة من بيانات السجل المدني للمرأة من الأحوال الشخصية.
وسرد الإجراءات والمتطلبات الأساسية لصك الوكالة، ومنها أن يكون صادراً من كتابات العدل أو المحاكم في المملكة أو الموثقين المرخص لهم، أو أن يكون صادراً من سفارات المملكة في الخارج أو الجهات المختصة خارج المملكة بعد تصديقه من وزارة الخارجية ووزارة العدل أو أحد فروعها.
واشترط الدليل ألا يكون صك الوكالة قد مضى عليه أكثر من خمس سنوات من تاريخ صدوره؛ ما لم تحدده الوكالة بمدة أقل أو يطرأ عليه ما يبطله وفق ما هو منصوص عليه شرعاً، وأن يكون صك الوكالة محرراً باللغة العربية، ويحتوي على بيانات الموكل والوكيل، والنص على الإجراء المطلوب.